Pada awal bekerja, karyawan yang baru bergabung di perusahaan tentu butuh waktu menyesuaikan diri, terutama bagi fresh graduate yang belum memiliki pengalaman bekerja. Untuk itu, program onboarding menjadi salah satu bagian penting yang harus ada dalam manajemen rekrutmen karyawan baru. Cari tahu lebih banyak mengenai onboarding karyawan dan tips onboarding, yuk.
Apa Itu Onboarding Karyawan?
Onboarding adalah proses penyesuaian karyawan baru dengan perannya dalam perusahaan sekaligus beradaptasi dengan semua hal yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. Salah satu departemen yang bertanggung jawab dalam proses onboarding karyawan adalah HRD. Onboarding karyawan bisa berlangsung dalam waktu singkat (1 sampai 2 hari) dan lebih lama (1 sampai 3 bulan), tergantung kebijakan perusahaan.
Pentingnya Proses Onboarding Karyawan
Perusahaan berperan penting dalam memastikan kenyamanan karyawan baru untuk bekerja di lingkungan kantor. Sebab, tempat dan proses kerja yang nyaman bisa mendorong produktivitas yang maksimal, sehingga hasil kerja juga jadi lebih optimal. Nah, rasa nyaman ini bisa dibangun melalui program onboarding. Berikut beberapa poin yang menunjukkan pentingnya proses onboarding karyawan:
- Menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk mengenalkan struktur organisasi, budaya, visi misi, dan nilai perusahaan. Dengan cara ini, karyawan bisa bekerja dan berkembang selaras dengan arah perusahaan.
- Memastikan seluruh karyawan baru memahami peran, tanggung jawab, hak, dan kewajibannya. Ini akan membantu mencegah atau meminimalisir terjadinya turnover besar-besaran, yang tentunya bisa merugikan perusahaan.
- Berguna untuk mencairkan suasana canggung antara karyawan baru dengan karyawan lama. Proses perkenalan dan adaptasi ini juga diharapkan bisa membuat keakraban lebih cepat terjalin, sehingga lebih mudah dalam membangun kerja sama tim.
- Onboarding menjadi bagian dalam masa probation. Artinya, karyawan tetap diberi kesempatan untuk membuat keputusan di akhir masa kerja kontraknya. Apakah akan melanjutkan kontrak atau berhenti?
Tips Onboarding karyawan yang Efektif
Program onboarding karyawan dinyatakan berhasil apabila dalam waktu 3, 6, hingga 12 bulan pertama karyawan masih bekerja di perusahaan dan cenderung memiliki performa kerja yang baik. Secara tidak langsung, tujuan akhir onboarding karyawan adalah untuk mempertahankan karyawan yang selesai mengikuti proses rekrutmen.
Setiap perusahaan tentunya memiliki cara tersendiri untuk mendukung kelancaran program onboarding. Akan tetapi, HRD bisa mencoba 3 tips onboarding karyawan yang efektif di bawah ini.
1. Memulai Proses Onboarding sejak Penandatanganan Offering Letter
Persiapan yang maksimal berkaitan dengan manajemen rekrutmen perusahaan akan membuat karyawan merasa dihargai. Di samping itu, citra manajemen dan motivasi karyawan juga akan turut meningkat. Maka ada baiknya, HRD memulai proses onboarding sejak penandatangan offering letter. Pastikan perusahaan sudah menyiapkan hal-hal yang menunjang pekerjaan karyawan baru, mulai dari perlengkapan kantor (meja, kursi, peralatan kerja lainnya yang dibutuhkan karyawan) hingga proses administrasi. Dengan begitu, karyawan akan merasa tenang dan bersemangat sejak hari pertama masuk kerja.
2. Program Onboarding Online
Di era penggunaan teknologi saat ini, HRD bisa menyediakan informasi seputar perusahaan atau new hire booklet dalam bentuk digital, misalnya dalam bentuk file PPT. File tersebut bisa diberikan setelah karyawan menandatangani offering letter. Jadi, sebelum benar-benar masuk kerja, karyawan bisa mempelajarinya terlebih dahulu. Ini akan bermanfaat untuk meningkatkan motivasi.
Perusahaan juga bisa menempatkan berbagai informasi penting lainnya yang membantu karyawan beradaptasi, misalnya dengan menayangkan informasi tersebut di website perusahaan. Bahkan di tengah kebiasaan baru dan penerapan work from home, perusahaan tetap bisa melakukan onboarding secara virtual dengan memanfaatkan fasilitas teleconference online, seperti Zoom dan Google Meet.
3. Berhati-hati Saat Merancang Checklist Onboarding
Tidak dipungkiri jika hari pertama kerja karyawan baru akan menjadi masa orientasi onboarding. Meski begitu, HRD perlu berhati-hati saat merancang checklist atau jadwal kegiatan dan materi informasi yang akan dibagikan kepada karyawan baru. Jangan sampai berlebihan pula dalam memberikan pekerjaan di awal mereka baru masuk kerja, yang bisa membuat karyawan baru overwhelmed.
Terlalu banyak memberikan informasi juga akan membuat karyawan baru kesulitan memahami poin penting yang disampaikan. Jadi, jangan ragu untuk berdiskusi kepada pihak manajer selaku user, sehingga onboarding bisa berjalan lancar.
Nah, itulah pengertian onboarding dan tips membuat program onboarding yang efektif. Setelah itu, di awal proses onboarding tentunya sebagai HR mensosialisasikan berbagai prosedur yang ada berkaitan dengan alur kerja HR itu sendiri, seperti proses reimbursement. Untuk penjelasan lebih lengkap seputar reimbursement, simak artikel berikut: Apa Itu Reimbursement? Pahami Kegunaan dan Jenis-jenisnya
